Legalisatie

Buitenlandse documenten

Wilt u zich inschrijven bij de gemeente, trouwen of een kind erkennen op basis van buitenlandse documenten? Soms is het dan nodig om de documenten te laten controleren op echtheid of inhoudelijke betrouwbaarheid. Neem altijd eerst contact op met de gemeente om te vragen of legalisatie of verificatie nodig is.

Legalisatie

  • Nederland is aangesloten bij enkele internationale verdragen die de procedure van legalisatie vereenvoudigen. Als een document afkomstig is uit een land dat aangesloten is bij een van deze verdragen kunnen documenten vrijgesteld zijn van legalisatie of kan een vereenvoudigde legalisatie plaatsvinden. De gemeente kan u vertellen of en hoe een document gelegaliseerd moet worden.
  • Betreft het een land dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan is een enkele legalisatie voldoende. Dit betekent dat het door de afgevende autoriteit gewaarmerkte document bij een hogere autoriteit in het land van herkomst van het document aangeboden moet worden ter legalisatie. De hogere autoriteit is meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken of Justitie.
  • Betreft het een land dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan moet het document na de enkele legalisatie nogmaals gelegaliseerd worden door de Nederlandse ambassade of het consulaat in het betreffende land. De handtekening van de hogere autoriteit wordt daar voor echt verklaard.

Verificatie

  • Als een document inhoudelijk onbetrouwbaar is, moet dit geverifieerd worden.
  • Een verzoek tot verificatie wordt vrijwel altijd door de instantie gedaan die het document nodig heeft. Deze richt een verzoek aan de gemeente.
  • De gemeente stuurt het verzoek door naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
  • Het ministerie stuurt het document naar de Nederlandse vertegenwoordiging in het land van herkomst van het document. De ambassade of het consulaat laat bij de betreffende autoriteiten het document verifiëren op echtheid van het stuk en op inhoud.
  • De ambassade of het consulaat zendt het document terug naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
  • Het ministerie van Buitenlandse Zaken voorziet het document van een begeleidend schrijven en stuurt het door naar uw gemeente. In dit schrijven geeft het ministerie aan of het document vals of vervalst is, of dat het wordt geaccepteerd.

Meenemen

  • U hebt een recent origineel gewaarmerkt afschrift van de akte of uitspraak nodig.
  • Soms betekent dat dat u zelf met het document naar uw land van herkomst moet gaan om te zorgen voor de nodige legalisatieverklaringen.
  • Vaak kunt u een document laten legaliseren met de hulp van familie in uw land van herkomst.
  • Het komt zelden voor dat legalisatie zonder kosten gepaard gaat. De Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland heft in ieder geval leges voor de legalisatie. De kosten voor deze leges verschillen per land.